#

«Красивый» бизнес требует учета и контроля


В бизнесе, как известно, главное — прибыль. Исходя из определения прибыли, как разницы между доходами и расходами, вполне очевидна важность учета и контроля всех процессов.

Как показывает опыт Павла Гринишина, ведущего эксперта управления предприятиями в индустрии красоты, на учете нельзя экономить. Поскольку, во-первых, особенностью национальных проверок является обязательное доначисление штрафов. Вопрос только в их размере. Чем качественнее ведется учет, тем меньше сумма взысканий.

А во-вторых, качественно организованная система учета вложенных инвестиций, текущих расходов и выручки позволяет минимизировать риски и потери в случае деления, продажи или расширения бизнеса.

Учитываем доходы

Специфика любого сервисного продукта в его «неотделимости» от того, кто эту услугу предоставляет. Это значительно увеличивает влияние человеческого фактора. Согласитесь, когда нанятый вами работник торгует краской для волос, ему вряд ли удастся продать покраску волос «мимо кассы». Ведь получив под реализацию определенное количество товара, ему нужно будет для отчета предъявить либо выручку за проданное, либо оставшееся количество товара. А вот мастеру, непосредственно предоставляющему услугу по покраске, «незаметно» провернуть такое намного проще.

Поэтому важность контроля доходов трудно переоценить. Например, были случаи, когда уже одно только внедрение более тщательного учета за поступлениями способствовало росту доходной части. Иногда, для повышения платёжной дисциплины достаточно стандартного программного обеспечения.

Несмотря на неоднозначное отношение к установлению кассовых аппаратов — это один из самых эффективных инструментов контроля выручки и со стороны собственника. Безусловно, в каждом конкретном случае необходимо взвесить затраты на внедрение того или иного инструмента контроля и последующие выгоды, чтобы выбрать оптимальный способ учета доходов.

Контролируем расходы

Идеальный вариант эффективного управления расходами — ведение полноценного бухгалтерского и управленческого учета. Однако, в свете ограниченности ресурсов и законодательных послаблений для предпринимателей, мало кто из них ведет даже упрощенный учет.

Тем не менее, для успешного бизнеса желательно все-таки уделять внимание хотя бы основным точкам контроля:

— Кассовая дисциплина

— Учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ)

— Кадровый учет

О важности контроля поступлений в кассу и на расчетный счет упоминалось выше. Не менее критичным для управления является адекватная информация о расходах. Особую роль при контроле над расходованием денежных средств играет документирование. Наличие подтверждающих документов позволяет не только контролировать что именно, когда и по какой стоимости приобреталось, но и анализировать целесообразность этих приобретений для вашего бизнеса. В результате систематизации расходных документов для целей учета иногда дает возможность увидеть задвоения (когда на одну и ту же закупку оформляется несколько документов) или просто банальное несоответствие купленного хозяйственной деятельности. Например, довольно часто при проведении аудита салонов красоты, можно встретить такие позиции как кофе для клиентов или подарок для постоянного посетителя на весьма внушительные суммы, которые не были согласованы с собственником.

Существенная статья расходов и значимый центр контроля — приобретение расходных материалов, инструментов и прочих ТМЦ. Зачастую этому вопросу уделяется неприлично мало внимания. Особенно, если собственник уполномочивает администратора самостоятельно заниматься закупкой и максимум может согласовывать предельную величину расходов. В таком случае, не исключены злоупотребления. Согласовывая частые и мелкозатратные приобретения, собственник может удивиться сумме расходов за конкретный учетный период, например, квартал.

Еще один аспект учета ТМЦ — это нормы расходования. Ведущие производители материалов для бьюти-индустрии указывают рекомендованные параметры расходования. Также есть нормативно утвержденные ориентиры списания. Более того, законодательно закреплено право собственника самостоятельно устанавливать свои нормы, полученные расчетным и опытным путем. Несмотря на это, мало кто этим «заморачивается». И очень напрасно. Планирование закупок ТМЦ и рациональное их использование при должной организации позволяют существенно экономить. А это, как мы выяснили, прямо влияет на увеличение прибыли.

Вопросы, связанные с оформлением работников и сопутствующей отчетностью при недостаточном внимании к ним могут вылиться в значительные штрафы при проверках. Одно из главных заблуждений собственников — я сам справлюсь и сэкономлю на услугах бухгалтера или консультанта — обходится довольно дорого. Соблюдение многочисленных законодательных требований в нашей стране осложняется еще и стремительностью изменений. Самостоятельно уследить за всеми новшествами очень сложно — то, что ты узнал вчера и применил сегодня, завтра может оказаться уже неправильным.

Полагаться во всем на администратора или управляющего тоже не стоит. Народная мудрость гласит, доверяй — но проверяй. История богата примерами, когда в силу различных обстоятельств даже самые надежные люди могут не оправдать ожиданий.

Никто не говорит о тотальном ужесточении контроля и «ежовых рукавицах». Как известно, одним кнутом еще никому не удалось добиться дисциплины и лояльности. Речь идет об оптимальном «балансе власти» над расходами самого собственника, управляющего и бухгалтера или профессионального консультанта.

В помощь данному триумвирату существуют различные учетные программы, с разным уровнем доступа к содержащимся в них данным. К примеру, администратор может только вносить данные, у бухгалтера есть право корректировать отдельные параметры, а собственник может получать доступ к формированию отчетности и анализировать общую картину.

В общем, залог принятия правильных бизнес-решений — корректные и адекватные исходные данные. А получить таковые можно лишь построив качественную систему учета и контроля.

 

Павел Гринишин, Елена Волошина